Onze opdrachtgever opereert in een markt die onder spanning staat, terwijl de druk om te presteren hoog is. Mede hierdoor is bij medewerkers het gevoel ontstaan dat er weinig ruimte is om aan te geven waar het beter en anders kan. De afstand tussen het management en de rest van de organisatie is hierdoor gegroeid. Wanneer MICoCo deze bevindingen aan de directie presenteert, krijgt zij de opdracht om een communicatiestructuur in het leven te roepen die de kloof kan dichten. Een communication heartbeat noemen we dat, die langs verschillende kanalen en in een consequent ritme de dialoog tot stand brengt.
Om de betrokkenheid en de samenhang binnen de organisatie te vergroten, stellen we een communicatiekalender vast. Op geplande momenten bieden we management en medewerkers diverse instrumenten aan om op verschillende niveaus het gesprek met elkaar aan te gaan. Deze gestructureerde aanpak draagt bij aan het verwachtingsmanagement: medewerkers weten wanneer zij hun visie kunnen geven en ook dat er dan naar hen geluisterd wordt. Daardoor krijgt het management de mogelijkheid om belangrijke thema’s op te halen bij de organisatie.
In kleine groepen van maximaal twintig personen gaan medewerkers het gesprek aan met de directie over wat er beter kan. Van tevoren kunnen zij al hun vragen indienen, zodat de directieleden zich goed kunnen voorbereiden. Het doel is om gezamenlijk vooruit te komen en die insteek geeft focus en veiligheid aan de bijeenkomsten.
Ieder kwartaal geeft de directie in een webcast een toelichting op de resultaten, waarbij zij een directe koppeling legt met de strategie. Vanuit alle locaties kunnen medewerkers hierop inhaken. In een livechat stellen zij hun vragen, waarop de directieleden dan direct ingaan.
Iedere maand vindt een lunch met de directie plaats, waarvoor alle jarigen van die maand worden uitgenodigd. Deze informele lunch is puur gericht op het persoonlijke contact, niet op bepaalde thema’s of doelstellingen. Van beide kanten wordt dit enorm gewaardeerd.
We brengen zowel de algemene ‘employee journey’ in beeld, als de carrièrepaden die individuele medewerkers bewandelen. Daardoor maken we niet alleen zichtbaar waar knelpunten optreden, maar tonen we ook inspirerende voorbeelden. Individuele collega’s worden regelmatig in het zonnetje gezet en ook voltallige teams worden aan de hele organisatie gepresenteerd.
Er wordt ook een tool geïmplementeerd die, gekoppeld aan de verschillende fases van de employee journey, het sentiment en de e-NPS (employee net promotor score) onder medewerkers toetst. Daarmee kan de organisatie onder meer monitoren of de ingezette richting ook haar vruchten afwerpt. Het doet medewerkers zichtbaar goed dat hun mening ertoe doet.
Om een slag te maken in de transparantie van de organisatie, worden de resultaten van de verschillende teams openbaar gemaakt; niet om de onderlinge competitie aan te wakkeren, maar juist om van elkaar te leren. In de praktijk voelen managers zich uitgenodigd om elkaar vaker op te zoeken en kennis te delen.