Veranderen naar een nieuwe manier van werken
In 2020 hebben we een complete verandering ondergaan wat betreft onze manier van werken. Gevoel van controleverlies was de grootste factor om thuiswerken vóór de COVID-19 pandemie maar mondjesmaat toe te staan. De verwachting is dat na de COVID-19 pandemie een meer flexibele/hybride werkvorm de standaard wordt.
Wat is de impact van hybride werken op de organisatie, manager, medewerker? Hoe ga je daar mee om? Welke keuzes maak je daarin? Leiderschap is de hefboom om de nieuwe manier van werken succesvol te maken. Het is namelijk niet “one size, fits all”.
Vanuit verandermanagement begeleiden we het maken van keuzes over de toekomstige manier van werken die passen bij de organisatie, de managers, medewerkers en de cliënten waarvoor gewerkt wordt. Hierbij wordt niet alleen gekeken naar noodzakelijke ondersteuning vanuit huisvestingsperspectief maar ook naar de manier van werken van medewerkers en de benodigde IT-ondersteuning. Dit doen we door middel van interviews, korte surveys, workshops, trainingen, gastsprekers of korte filmpjes zowel offline als online. Waar nodig schakelen wij partners in - bijvoorbeeld Foxx AV op het gebied van IT-ondersteuning of Hipp Consultancy voor de ontwikkeling van de werkomgeving.
De plek waar het werk wordt verricht, is geen doel op zich. Het is een middel, een faciliteit, die ervoor zorgt dat mensen hun werk op een goede manier kunnen verrichten, in verbinding blijven met de organisatie, efficiënt en effectief werken en teamcohesie en werkgeluk ervaren.
Oude routines en gewoontes loslaten
De overgang naar een nieuwe manier van werken en een nieuwe werkomgeving vraagt van managers en medewerkers dat zij oude routines en gewoontes loslaten en nieuw gedrag toepassen en zich nieuwe technieken eigen maken. Hoe positief medewerkers ook zullen zijn over de nieuwe werkomgeving, het nieuwe werkplekconcept vraagt aanpassing en een gewenningsperiode.
Diverse veranderinterventies in combinatie met consistente en frequente communicatie en een mix aan passende communicatie-instrumenten zorgen ervoor dat de managers en medewerkers betrokken zijn en blijven en vooral dat er steun ontstaat voor het nieuwe concept. Uit onderzoek blijkt dat succesvolle veranderingen die veranderingen zijn waar leiders en medewerkers nadrukkelijk zijn betrokken gedurende het hele traject en waar veel aandacht is besteed aan het communiceren, begeleiden, trainen en coachen van managers en medewerkers. In onze veranderaanpak volgen wij de ADKAR-methodiek die bestaat uit vijf fasen aangevuld met een communicatiehartslag gedurende het hele project.
Wat bereiken we met verandermanagement
Een goed verandermanagementproces zorgt voor bewustwording (Awareness (wat betekent de verandering voor mij) en wat is de noodzaak van de verandering.
Managers en medewerkers worden in alle fasen van het verhuisproces maximaal betrokken en voorbereid met het doel een positieve houding te laten aannemen en verlangen (Desire) te creëren t.a.v. de nieuwe werkomgeving en de nieuwe manier van werken. Dit doen wij door het delen van het “veranderverhaal”.
Een goed verandermanagementproces begeleidt de mentale verandering: hoe gaan we (samen)werken in de nieuwe werkomgeving? Hoe vinden we elkaar en hoe zorgen we voor teamcohesie? Hoe gaan we om met een hybride manier van werken waarbij een gedeelte van de collega’s op kantoor is en een gedeelte vanuit elders (bv thuis) werkt en hoe benut je de nieuwe werkomgeving en faciliteiten optimaal? Hoe neem je managers en medewerkers mee in het maken van een goede afweging tussen het percentage op kantoor en thuiswerken en welke vrijheid krijgen medewerkers daarin? Door met managers en medewerkers in gesprek te gaan en te betrekken bij de keuzes die gemaakt worden ontstaat begrip en besef (Knowledge) voor de verandering en de nieuwe werkwijze.
Verandermanagement zorgt ervoor dat de verschillende doelgroepen de juiste vaardigheden, tools en technieken bezitten en kunnen toepassen om zich de nieuwe omgeving eigen te maken: dit vereist inzicht, training en adoptie vanuit het perspectief van het pand (bricks), de IT en services (bytes) en gedrag (behavior). Medewerkers worden hiermee in staat gesteld en hebben het vermogen (Ability) om de verandering te ondergaan.
De daadwerkelijke verandering vindt pas plaats op het moment dat de verhuizing achter de rug is. Dan is maximale support vanuit verandermanagement noodzakelijk. Managers en medewerkers gaan de verandering dan daadwerkelijk ervaren. Uit onderzoek blijkt dat mensen gemiddeld 66 dagen nodig hebben om aan een verandering te wennen. Je bent gewend aan een verandering, in dit geval een nieuwe manier van werken in een nieuw pand, als er nieuwe routines ontstaan, medewerkers elkaar makkelijk kunnen vinden, faciliteiten (bricks – bytes) optimaal worden benut én het gedrag is aangenomen dat past bij de nieuwe manier van werken (behavior). In de fase na de verhuizing is coaching en bekrachtiging van het gewenste gedrag (bijvoorbeeld door feedback, erkenning en waardering) van belang. Op deze manier wordt de verandering geborgd (Reinforcement) en wordt niet teruggevallen in oud gedrag. Verandermanagement ondersteunt alle fasen in het proces.
Wil je met ons in gesprek?
Wil je eens van gedachten wisselen met ons over hoe in jouw organisatie hybride werken succesvol kan worden toegepast? Neem contact met ons op.